Det har skett stora förändringar i vår syn på kommunikation som styrmedel:
- från hierarkisk envägskommunikation med direkta order och regler, till tvåvägskommunikation
- från formell, skriven kommunikation om hur medarbetare ska utföra sina arbetsuppgifter, till personlig kommunikation
- från metoder som passiviserar till metoder som engagerar. Man kan säga att vi nu står inför en öppen kommunikationssyn som betonar vikten av dialog, reciprocitet, delaktighet, ärlighet och transparens.
Men vilka är drivkrafterna bakom den här förändringen? Vad gör den öppna kommunikationen till en effektiv styrmekanism? Varför räcker det inte med order och regler? Arbetar vi inte mest effektivt när vi blir tillsagda hur vi exakt ska gå tillväga?
Idag höll jag tillsammans med kursansvarig lärare introduktionsföreläsningen till nya masterkursen “Controlling with Communication, Values and Culture”. Kursen beskriver vikten av de “mjuka” styrmekanismerna i kontrast till tidigare fokus på regler, rutiner, balanserade styrkort, med mera. Som svar på varför öppen kommunikation blivit allt viktigare, diskuterade jag två drivkrafter: (1) ökad osäkerhet och komplexitet, och (2) förskjutning i värderingar. Se presentationen här nere:
Osäkerhet och komplexitet
Företag lever idag i en osäker och komplex miljö. Organisationer är inte statiska, utan ständigt föränderliga enheter. Visst har förändring alltid funnits, men då var perioderna av stabilitet övervägande. Idag är förändring en del av företagets vardag. Ledningen fattar hela tiden komplexa och kritiska beslut, ofta inom korta tidsperioder. Man fattar beslut om partnerskap, joint venture, allianser, fusioner, förvärv, diversifiering, internationalisering, avyttringar och även konkurser. Företag måste snabbt anpassa sig till ekonomiska förhållanden, politiska beslut, miljöfrågor, kundernas preferenser och beteenden, sociala situationer och diverse påtryckningar från marknaden.
Komplexiteten kan exemplifieras genom mängden information som ständigt produceras och konsumeras. Mer information beräknas ha producerats under de senaste 30 åren än under de senaste 5.000 åren! Under 2011 kommer vår digitala värld ha vuxit sig 10 gånger större än 2006. Vi exponeras hela tiden för information från media, medarbetare, chefer, släktingar, kunder och konkurrenter. Det gör risken för otydlighet, motsägelser och felaktigheter större. Och vem ska vi tro på? Vilka källor är mest trovärdiga?
Det blir svårare och svårare att överblicka enskilda situationer och förstå vad som egentligen händer. En osäker miljö, i sin tur, skapar oro, stress, spekulationer, och därmed också minskad produktivitet och effektivitet.
Förändringar i värderingar
Det har också skett en förändring i värderingar som gjort att den öppna kommunikationen eftersträvats:
- Vi har gått från att tillfredsställa grundläggande fysiologiska behov till att fokusera på självförverkligande.
- Vi har gått från tilltro på auktoriteter och religion till mer individualistiska och rationella värderingar.
Vi köper inte andras världssyn utan var och en skapar sin egen. Vi är kritiska och vi ifrågasätter. Vi vill framför allt förstå och bilda oss en uppfattning om hur saker och ting påverkar oss. Ledningen måste därför tillsammans med sina anställda uppnå en gemensam världsbild, gemensamma värderingar och gemensam förståelse för verksamhetens mål. Och det görs bäst genom aktiviteter som motiverar, engagerar, involverar och skapar positiva uppfattningar.
