I del 1 av det här inlägget presenterade jag 6 konkreta tips för bättre kommunikation i förändringsprocesser. Kommunikation är den viktigaste aspekten när det gäller att påverka hur förändringsprocessen uppfattas. Kommunikation måste ses som ett strategiskt verktyg genom vilket man kan forma involverade parters attityder, tolkningar och handlingar. Ju mer medveten man är i sin kommunikation, desto mer framgångsrik blir förändringsprocessen som helhet. Här kommer fler konkreta tips för företag som befinner sig i en förändringsprocess:
7. För en loggbok över kommunikationsflödet. Skriv ner vad som kommuniceras till vem, och hur, för att återkoppla och förtydliga vid behov. Jämför det som skrivs i media med det som kommuniceras direkt från företaget för att bättre förstå hur du uppfattas och kan agera.
8. Integrera den externa kommunikationsplanen med den interna. Förbered personalen på eventuella frågor. Skapa en kommunikationsmall och tala om vad medarbetare får och bör säga i sina kontakter med kunder och leverantörer. Oförberedd personal kan uppfattas som otrovärdig och kan ge fel bild av förändringsprocessen.
9. Var snabb med att bemöta oro och osäkerhet. Starka känslor kan trigga handlingar som många gånger är spontana och irrationella. Beslut fattas snabbt och ofta utan tillräckligt mycket underlag. Forskning pekar på flera konsekvenser av osäkerhet: personal hoppar av, personal minskar sin produktivitet och effektivitet, man diskuterar med konkurrenter, leverantörer drar sig undan, kundrelationer bryts, missförstånd skapas, rykten cirkulerar, spekulationer eskalerar och reaktioner sprider sig som ringar på vatten. Spekulationer har en tendens att leva längre än vad man kanske tror.
10. Se till att det finns ett explicit ansvar för vem som ska kommunicera. Moderbolaget kan tycka att dotterbolaget ska kommunicera och dotterbolaget kan tycka tvärtom. Det kan sluta med att ingen säger något. Eller ännu värre, att de ger olika budskap.
11. Undvik introvert kommunikation. Allt som ledningen och personalen tycker är spännande och viktigt behöver inte uppfattas så av utomstående. Ta därför ingenting för givet. Väldigt ofta tror ledningen att både personal och utomstående förstår vad som händer. Det är bättre att utgå från att ingen vet vad som pågår än tvärtom. Om förändringen handlar om diversifiering — glöm då inte bort gamla kundrelationer och affärer.
2 svar12. Enhetlig kommunikation är viktigt; förmedla samma budskap till alla involverade parter. Undvik selektiv kommunikation för att förhindra spekulationer och ryktesspridning.