I ett av våra svenska företag pågår just nu en organisationsförändring. Avdelningar läggs ner, struktureras om eller stås ihop. Jag har fått ta del av information kring arbetet under förutsättning att inga namn lämnas ut. Företaget i fråga förblir därför anonymt i det här reportaget. Syftet är likväl att visa på en problematik som tyvärr är ganska vanlig.
Organisationsförändringen är ett steg i Företagets strävan efter ökad lönsamhet och ökade besparingar. Företaget är redan lönsamt, men det finns större möjligheter. De flesta av Företagets medarbetare anser att förändringen är nödvändig och förstår den. Många tycker att ledningen är bra på att engagera sina anställda och skapa en känsla av delaktighet, i alla fall i vissa enskilda processer. I en intervju säger en av medarbetarna: ”Det har varit en del workshops som alla har fått vara med på. Det har också varit mycket informationsmöten inför vad som komma skall och det uppdateras också information på intranätet.”
Men, gräver vi lite djupare finner vi också ett missnöje kring hur förändringen har kommunicerats. Vi finner selektiv kommunikation, eller inkonsekvent kommunikation; personer på olika avdelningar har i det kommunikativa arbetet behandlats på olika sätt.
Å enda sidan har vissa avdelningar fått tillfredsställande information. I intervjun berättar en av medarbetarna: ”Information har getts när den funnits att ge och de frågetecken som ändå finns handlar helt enkelt om saker som ännu inte är utredda.” I de här avdelningarna är stämningen just nu god. Man är nöjd med situationen och man ser inga hot på det egna arbetet, även om omorganisationen innebär faktiska förändringar i arbetsuppgifter och rutiner.
Å andra sidan har andra avdelningar fått splittrad och otillräcklig information. ”De har fått motstridig information, ingen information alls eller väldigt knapphändig information. De har också fått information som sedan har tagits tillbaka.” Här är stämningen inte alls lika positiv. Man är skeptisk och orolig. Redan nu sprids rykten om vad organisationsförändringen kan ha för konsekvenser. ”Vad innebär det att vissa personer får veta och andra inte får veta?” ”Varför får bara vissa tydliga besked?” ”Betyder det att just mina arbetsuppgifter kommer att försvinna?” ”Betyder det att jag riskerar att förlora mitt jobb?” ”Betyder det att ledningen inte vågar bemöta de som påverkas mest?” Den selektiva kommunikationen gör det känsligt för medarbetarna att prata obehindrat sinsemellan; de som är nöjda vill inte framhäva sin positiva inställning för att inte göra det jobbigare för de mindre nöjda, och de mindre nöjda känner sig särbehandlade jämfört med de som är nöjda. Det skapas klyftor och grupperingar, och organisationsförändringen är än så länge bara i sin startfas.
Medarbetare tappar också förtroendet för ledningen som hela tiden kommer med ny information och tar tillbaka tidigare information. Namn på avdelningar byts ut på löpande band, vilket gör det svårt för personalen att acklimatisera sig och smälta den nya situationen. Först säger man att avdelningar inte kommer att utökas, men bara ett par veckor senare tillsätts nya tjänster i samma avdelningar. De som kanske är intresserade får ingen chans att söka tjänsterna. ”Vad ger detta för signaler? Att det är en organiserad omorganisation? Knappast… ”, säger en av medarbetarna.
Lärdomar och utmaningar
Brist på enhetlig kommunikation får allvarliga konsekvenser. Företagets utmaning under de kommande månaderna är att få med sig de personer som utvecklat känslor av skepticism och besvikelse. Företaget måste minimera misstron för att smidigare ta sig från ett tillstånd till ett annat och för att i slutändan stå med en framgångsrik organisationsförändring.
Den viktigaste lärdomen är att kommunikation i förändringsprocesser måste organiseras för att få bästa möjliga effekt. Det går inte att ta det som det kommer. Kommunikationen måste vara genomtänkt och relateras direkt till både kommunikationsmål och förändringsmål. De individer som driver förändringsprocessen måste arbeta aktivt och medvetet med kommunikation som verktyg.
Lärdomen är också att ledningens osäkra beteende smittar av sig på medarbetarna. Vilka reaktioner kan man förväntas sig bland personalen när ledningen själv tvekar eller inger ett osäkert intryck? Självklart är en organisationsförändring en långvarig process. Det är ingenting man gör över en natt eller över en månad. Men besluten måste vara väl grundade och följa en i förväg väl diskuterad strategi.
3 svar