I en konferens idag presenterades SKLs – Sveriges kommuner och landstings – juridiska genomgång över anställdas agerande i sociala medier. Genomgången visar att det är fritt fram för kommuner, landsting och regioner att använda Twitter, Facebook och andra sociala plattformar. Man menar att ett sådant beslut tar bort eventuella tveksamheter som kan finnas om huruvida en anställd får använda sociala medier som medel i sin medborgarkommunikation.
Genomgången innehåller förslag på checklista för dem som vill använda sociala medier i sin kommunikation. Jag hoppas verkligen att den här checklistan är just ett förslag; att den förfinas och förbättras med tiden. Vissa punkter känns för självklara för att finnas med på en checklista, medan andra punkter känns för byråkratiska och outvecklade. Framför allt känns checklistan för ”teknisk”; den beskriver inte hur den enskilde individen bör agera i sociala medier — som att vara öppen, ärlig och lyssnande eller hur man bäst bemöter kritik. Vart tog de mjuka faktorerna vägen?
Det ska bli intressant att följa hur den här checklistan utvecklas:
- Det bör finnas ett uppdrag från chefen för att en anställd ska kunna använda sociala medier i tjänsten. Med detta beslut klargörs att personen använder sociala medier som anställd och inte som privatperson.
- Kommunen bör utse vilka personer som får skriva på sociala medier för kommunens räkning, på ungefär samma sätt som man utser publicister på hemsidor.
- Kommunen bör ha en förteckning på den egna webbplatsen över vilka externa webbplatser, t ex Facebook och Twitter som kommunen är aktiv på.
- Om politiker i kommunen vill länka från kommunens webbplats till exempelvis sin privata blogg eller sitt partis webbplats går det bra. Beslutet om detta ligger hos den som ansvarar för kommunens webbplats. Men det bör klart och tydligt framgå att åsikterna som framförs på till exempel bloggen inte är kommunens egna utan den enskilde politikerns.
- Kommunen måste fatta gallringsbeslut om att re-tweet (svar på ett twitterinlägg), Facebook-inlägg eller andra inkomna kommentarer på de sidor man är aktiv på inom sociala medier får gallras (tas bort) fortlöpande. Samma sak gäller för den information som kommunen själv skapat i ett socialt medium.
- För att dokumentera själva mediet bör man en gång i halvåret eller inför stora förändringar spara skärmdumpar från de sidor man är aktiv på.
- Sekretessbelagda uppgifter får inte publiceras på sociala medier.
- Brottsligt material ska kommunen ta bort, som till exempel hot eller hets mot folkgrupp m.m.
- Anställda som använder sociala medier i det privata får skriva om kommunens verksamhet. Yttrandefrihet och meddelarfrihet gäller även här. ( Läs mer i SKL:s bok Lojalitet och yttrandefrihet)
- Det kan i kommunen finnas regler för hur anställda får använda sociala medier på arbetstid. Här är det upp till varje arbetsgivare att bestämma vilka regler som ska gälla.